CSBE-SCGAB
Monday, 17 June 2013 11:28

Annual Report from President 2012-2013

The goal I set out for my presidency was to address some critical issues raised in the Strive! Report, specifically to develop and implement action plans to attract young (student) members to the Society, to enhance the technical value of the Society, and to enhance communications among our members, within the scientific community, and with the industry and the public. The committees assigned to these tasks have been working hard and made good progress.

 

The student engagement committee has developed a detailed “procedures manual” for organizing activities at the regional level, including the description of duties of Regional Directors, suggestion of possible activities that may be organized at the regional level, and step-by-step instructions for planning and carrying out these activities. The spirit of the recommendations by the committee is to encourage and facilitate the conduct of regional activities by providing seed funding to each region, while minimizing administrative burden associated with organizing the activities and assigning discretionary responsibilities to the Regional Directors for planning and implementing such activities. I wish to thank Bernardo Predicala and everyone serving on the student engagement committee for doing an excellent job in charting out the course for organizing regional activities to involve and engage young members.

The technical value enhancement committee led by Grant Clark has been working with the journal editor to explore the possibility of joining the existing (mostly non-active) technical committees with the journal editorial board. This combined technical board/committee will be actively engaged in proposing and preparing the technical programs at the AGM, as well as other possible technical events (workshops, specialty conferences, etc.). The committee has been preparing a “living” document for the program/activities of the Annual General Meeting.

A significant value of our Society is our journal of Canadian Biosystems Engineering. We have had some challenges in the logistics of publishing the journal and reviewing manuscripts. The journal editor Ranjan Sri Ranjan has managed to get the University of Manitoba to host the Open Journal System (OJS) to help with the online review process. To speed up the review process, Ranjan is also in the process of establishing an editorial board, which will include 3 to 4 persons in each of the 8 topic areas of publication. Each person will be assigned 3 to 4 manuscripts to review each year, while the present Associate Editors will serve as the Section Editors to manage the review process through OJS.

The communications committee led by Ron Macdonald has developed a concept of communication workflow. A new Newsletter template was proposed. The idea of using social media (Twitter and LinkedIn) has been explored. The most significant progress was the launch of the new Society website, which has been entirely revamped to be compliant with the latest technologies, security and accessibility features. A big thank-you goes to René Morissette for his time and effort in developing and managing the website.

The Society has been running its annual operating budget at a deficit. A financial committee was established to explore both short- and long-term measures of cost cutting and revenue increasing. Some immediate actions that were recommended to and approved by the Council are increasing membership dues (as approved by the membership at the 2012 AGM), and removing the subsidies for student membership.

I am very pleased to announce that John Feddes has accepted the challenge to replace Ali Madani as the Society Secretary/Manager, effective July 1, 2013. Ali has been running the Society for the past two years in an exceptional and professional manner. I would like to wholeheartedly thank Ali for his dedication and hard work.

The local organizing committee has done an excellent job of putting everything in place for a successful annual conference in Saskatoon. More than 100 abstracts were received, four workshops were planned, and three technical tours were arranged for this conference. I would like to thank Joy Agnew, Grant Clark, and the all the member of local organizing committee for putting together a first class conference program.

Version française:

Le but je me suis donnée pour ma présidence était d'aborder certaines questions essentielles soulevées dans le rapport écrit par The Strive!, en particulier pour développer et mettre en œuvre des plans d'action pour attirer les jeunes membres (étudiant) à la Société, afin d'améliorer la valeur technique de la Société, et d'améliorer la communication entre nos membres, au sein de la communauté scientifique, ainsi que avec l'industrie et le public. Les comités affectés à ces tâches ont travaillé dur et fait de bons progrès.

Le comité d'engagement de l'élève a développé une analyse détaillée "manuel de procédures" pour l'organisation d'activités au niveau régional, y compris la description des fonctions des directeurs régionaux, des suggestions d'activités possibles qui peuvent être organisées au niveau régional, et des instructions étape-par-étape pour la planification et la réalisation de ces activités. L'esprit des recommandations de la commission est d'encourager et de faciliter la conduite des activités régionales en fournissant des fonds de démarrage pour chaque région, tout en minimisant le fardeau administratif associé à l'organisation des activités et l'attribution des responsabilités discrétionnaires aux directeurs régionaux de planification et de mise en œuvre de ces activités. Je tiens à remercier Bernardo Predicala et tous ceux qui servent au sein du comité de l'engagement des élèves pour faire un excellent travail en traçant la voie pour l'organisation d'activités régionales pour impliquer et engager les jeunes membres.

Le comité d'amélioration de la valeur technique dirigé par Grant Clark a travaillé avec le rédacteur de la revue à explorer la possibilité de rejoindre les comités techniques existants (essentiellement non-active) avec le conseil de rédaction de la revue. Ce comité du conseil d'administration / technique combinée sera engagé activement dans la proposition et la préparation des programmes techniques à l'AGA, ainsi que d'autres événements techniques possibles (ateliers, conférences spécialisées, etc.) Le comité prépare un document «vivant» pour le programme / activités de l'assemblée générale annuelle.

Une valeur importante de notre Société est notre revue de génie des biosystèmes au Canada. Nous avons eu quelques difficultés dans la logistique de la publication de la revue et l'examen des manuscrits. Le rédacteur en chef Ranjan Sri Ranjan a réussi à inciter l'Université du Manitoba à accueillir le « Open Journal System » (OJS) pour aider avec le processus de révisions en ligne. Pour accélérer le processus d'examen, Ranjan est également en train de mettre en place un comité de rédaction, qui comprendra 3 à 4 personnes dans chacun des 8 domaines thématiques de publication. Chaque personne se verra attribuer 3 à 4 manuscrits de revoir à chaque année, alors que les rédacteurs associés actuels associés serviront les éditeurs de rubriques pour gérer le processus d'examen par OJS.

Le comité des communications dirigé par Ron Macdonald a développé un concept de flux de communication. Un nouveau modèle de bulletin a été proposé. L'idée d'utiliser les médias sociaux (Twitter et LinkedIn) a été explorée. Le progrès le plus important a été le lancement du nouveau site web de la Société, qui a été entièrement remanié pour être compatible avec les dernières technologies, la sécurité et les fonctionnalités d'accessibilité. Un grand merci va à René Morissette pour son temps et ses efforts dans le développement et la gestion du site.

La Société a été en cours d'exécution de son budget annuel de fonctionnement à un déficit. Un comité financier a été créé pour explorer les mesures de réduction des coûts et l'augmentation des recettes à court et à long terme. Certaines mesures immédiates qui ont été recommandées et approuvées par le Conseil sont d’augmenter les cotisations (approuvée par les membres à l'AGA de 2012), et de supprimer les subventions à l'adhésion de l'élève.

Je suis très heureux d'annoncer que John Feddes a accepté le défi de remplacer Ali Madani comme la secrétaire / gestionnaire de la Société, à compter du 1er Juillet 2013. Ali a géré la Société pendant les dernières deux années d'une manière exceptionnelle et professionnelle. Je tiens à chaleureusement remercier Ali pour son dévouement et son travail acharné.

 

Le comité local d'organisation a fait un travail excellent de tout mettre en place pour une conférence annuelle réussi à Saskatoon. Plus que 100 résumés ont été reçus, quatre ateliers ont été prévus, et trois visites techniques ont été organisées pour cette conférence. Je tiens à remercier Joy Agnew, Grant Clark, et l'ensemble des membres du comité organisateur local pour mettre sur pied un programme de conférences de première classe.

Read 5714 times Last modified on Tuesday, 18 June 2013 15:14
Qiang Zhang

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